Заказывают его обычно в трёх случаях: ждут проверку, меняется кадровик или руководитель, покупают компанию.
За что штрафуют
Инспекция труда работает с конкретными составами, и штрафы часто считаются по количеству сотрудников: одна и та же ошибка в двадцати трудовых договорах может дать двадцать штрафов. Размеры сверяйте по действующей редакции.
Самые дорогие категории:
Трудовой договор. Нет обязательных условий, не указаны место работы, трудовая функция, условия оплаты, режим. Или договор гражданско-правовой там, где отношения фактически трудовые.
Оплата труда. Зарплата раз в месяц вместо двух, нет расчётных листков, не оформлено положение об оплате, задержки без компенсации.
Отпуска. Нет графика или он не соблюдается, не оформлены приказы, не выплачены отпускные в срок.
Охрана труда. Не проведены инструктажи и обучение, нет медосмотров там, где они обязательны.
Персональные данные. Нет согласий, нет положения об обработке.
Что смотрят в первую очередь
Проверка идёт по документам, и порядок обычно такой.
Обязательные локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, документы по персональным данным, по охране труда. Что именно обязательно, зависит от компании — разбираем это на отдельной странице.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения по каждому сотруднику. Приказы о приёме, переводах, увольнении. Личные карточки и трудовые книжки, включая сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
График отпусков, приказы и записки-расчёты. Табели учёта рабочего времени. Документы по совместителям, дистанционным работникам и иностранцам — здесь ошибок больше всего, потому что правила отличаются.
Отдельно проверяются подписи и даты: ознакомлен ли сотрудник с документами под подпись и вовремя ли.
Посчитаем стоимость кадрового учёта — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Как проходит
Обычно в три шага.
Сбор. Вы передаёте документы или доступ к папкам. Полный аудит смотрит всё, выборочный — критичные участки и часть личных дел.
Проверка по чек-листу против действующих требований и практики инспекции.
Отчёт. Не «у вас беспорядок», а перечень: что нарушено, чем это грозит, как исправить и в каком порядке. Хороший отчёт делится на «исправить сейчас» и «привести в порядок постепенно».
Сроки зависят от численности: до пятидесяти человек это несколько дней, крупная компания — недели.
Что делать с результатом
Часть нарушений устраняется задним числом законно: разработать недостающий документ и ознакомить сотрудников можно сегодня. Часть — нет: пропущенный срок выплаты уже не вернуть, но можно доплатить компенсацию и снять претензию.
Практический смысл аудита именно в этом: он позволяет закрыть половину нарушений до того, как их найдут, а не после.
Короткие ответы
Обязателен ли кадровый аудит? Нет, закон его не требует. Это ваша внутренняя проверка.
Как часто его проводить? Раз в год-два для стабильной компании и обязательно при смене кадровика или директора: принимать участок вслепую — значит принять чужие ошибки.
Можно ли провести самим? Можно, по чек-листу. Но свой кадровик проверяет собственную работу, и это редко даёт честный результат.
Проверят ли зарплату? Расчёт зарплаты — смежный участок. В кадровом аудите смотрят документальную часть: положение, сроки, расчётные листки. Арифметику проверяет аудит расчёта заработной платы.
Что с самозанятыми и договорами ГПХ? Их смотрят обязательно. Переквалификация в трудовые отношения — самое дорогое, что может найтись, и последствия здесь не только трудовые, но и налоговые.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём для компаний бухгалтерию, право и стратегию. Кадры у нас не отдельная услуга в стороне: те же специалисты ведут расчёт зарплаты, поэтому ошибки в договорах и приказах видны сразу вместе с их денежными последствиями.
Отчёт отдаём перечнем с приоритетами и сами же закрываем то, что нужно исправить, если попросите.
Скажите, сколько у вас сотрудников, — проверим кадровые документы.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»