Часть таких документов обязательна, и их отсутствие само по себе нарушение, даже если по существу вы всё делаете правильно.
Что обязательно у всех
Правила внутреннего трудового распорядка. Режим работы, порядок приёма и увольнения, дисциплина, поощрения и взыскания.
Документы по персональным данным: положение об обработке и хранении, согласия сотрудников, назначенный ответственный.
Документы по охране труда. Их состав зависит от численности и характера работы, но полностью обойтись без них не может никто.
Штатное расписание и график отпусков — формально это не совсем локальные акты, но проверяют их вместе со всеми.
Положение об оплате труда обязательным считается не всегда: если все условия оплаты прописаны в трудовых договорах, отдельный документ можно не принимать. На практике его почти всегда делают — так проще менять условия и объяснять премии.
Что нужно в отдельных случаях
Положение о премировании, если премии не описаны в положении об оплате. Положение о коммерческой тайне — без него режим тайны не действует, и взыскать за утечку не получится.
Положение о командировках, о разъездном характере работы, о дистанционной работе, о материальной ответственности, о наставничестве, о служебном транспорте — по мере того, как это появляется в компании.
Отдельная история — документы под конкретную отрасль: общепит, медицина, перевозки требуют своего.
Посчитаем стоимость кадрового учёта — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Как их принимают
Порядок простой, но его часто нарушают, и тогда документ не работает.
Разработать текст под вашу компанию, а не скачать чужой. Чужой не опасен до первой проверки: в нём остаются должности, которых у вас нет, и правила, которые вы не соблюдаете.
Учесть мнение представительного органа работников, если он есть. Нет профсоюза — этот шаг не нужен, но и придумывать его не надо.
Утвердить приказом руководителя с датой введения в действие.
Ознакомить сотрудников под подпись. Это главный шаг: неознакомленный сотрудник не обязан соблюдать документ, а инспекция считает отсутствие подписи отдельным нарушением. Подписи собирают на листе ознакомления или в журнале, у дистанционных — электронной подписью.
Новых сотрудников знакомят до подписания трудового договора, а не после.
Частые ошибки
Скачанный шаблон с чужими реквизитами и должностями. Документ есть, а подписей об ознакомлении нет. Правила противоречат трудовым договорам — тогда действует то, что лучше для работника. Положение о премировании написано так, что премия становится обязательной частью зарплаты, и её нельзя не выплатить.
И самая дорогая: акт принят, а по факту компания работает иначе. Тогда документ работает против вас — он доказывает, что правило вы знали и нарушили.
Короткие ответы
Сколько всего документов нужно? Зависит от компании. Микробизнесу с тремя сотрудниками хватает базового набора, производству с вредными условиями нужен десяток.
Можно ли микропредприятию не принимать ЛНА? Можно частично: микропредприятия вправе отказаться от локальных актов, если включат соответствующие условия в трудовой договор по типовой форме. Это законный путь, но он подходит не всем.
Как часто их обновлять? Когда меняется закон или меняется сама компания. Раз в год стоит просматривать на актуальность.
Что будет, если акта нет? Штраф для компании и отдельно для руководителя, а при повторном нарушении суммы выше. Плюс невозможность применить дисциплинарное взыскание: наказать за нарушение правила, которого нет, нельзя.
Нужны ли ЛНА, если сотрудник один? Да. Обязанности работодателя не зависят от численности, кроме послаблений для микропредприятий.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём для компаний бухгалтерию, право и стратегию. Документы пишем под то, как компания работает на самом деле, а не наоборот: сначала разбираемся, кто и как у вас трудится, потом появляется текст.
Обычный порядок — сначала посмотреть, что уже есть, и разработать только недостающее. Часто выясняется, что половина документов в компании имеется, просто их никто не подписывал.
Расскажите, сколько сотрудников и чем занимаетесь, — скажем, каких документов вам не хватает.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»