Кадровый аутсорсинг — это когда внешняя компания ведёт ваши кадровые документы: приказы, договоры, отпуска, воинский учёт, отчётность. Сотрудники при этом остаются вашими.
Подбор персонала — это поиск людей, им занимаются кадровые агентства. Аутстаффинг значит вывод сотрудников за штат, когда они числятся у другой компании. Это разные услуги с разными рисками, и мы говорим о первой.
Что входит
Приём, перевод, увольнение: трудовые договоры и допсоглашения, приказы, личные карточки, сведения о трудовой деятельности.
Рабочее время и отпуска: табели, график отпусков, приказы, записки-расчёты, больничные, отгулы и переработки.
Локальные документы: ведение и актуализация того, что уже принято.
Отчётность, связанная с персоналом, и взаимодействие с фондами.
Воинский учёт, если компания обязана его вести.
Консультации по спорным ситуациям: как оформить простой, как уволить за прогул, что делать с сотрудником на удалёнке в другом регионе.
Обычно к этому идёт расчёт зарплаты — участки смежные, и вести их порознь неудобно.
Сколько стоит и от чего зависит
Цена считается не «за услугу», а от объёма работы. Основные факторы:
Численность. Главный множитель, но не линейный: сотый сотрудник дешевле десятого.
Текучесть. Компания на пятьдесят человек со стабильным составом дешевле компании на двадцать с постоянными приёмами и увольнениями. Работа возникает в момент движения, а не от факта существования сотрудника.
Сложность. Сменный график, вредные условия, иностранцы, дистанционные работники в разных регионах, совместители — каждое добавляет.
Состояние документов на входе. Если участок запущен, первым идёт восстановление, и это отдельная работа.
Разумно просить вилку «от и до» с объяснением, что её двигает, а не одну цифру.
Посчитаем стоимость кадрового учёта — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Как передать участок
Аудит того, что есть. Принимать чужие ошибки на себя — плохая идея: претензии инспекции придут к вам, а не к предыдущему кадровику. Про проверку у нас отдельная страница.
Восстановление недостающего, если аудит что-то нашёл.
Регламент передачи: кто и как передаёт информацию о приёмах и увольнениях, в какие сроки, через какой канал. Самая частая проблема аутсорсинга — не качество, а то, что подрядчик узнаёт о новом сотруднике через неделю.
Доступы и подписи. Электронная подпись, доступ к учётной системе, доверенности на подписание.
Хранение оригиналов. Договоритесь заранее, где лежат бумажные документы и как быстро вы получите нужный.
Когда это выгодно, а когда нет
Выгодно при численности примерно до сотни человек: свой кадровик стоит дороже, а загружен не полностью. Выгодно при неравномерной нагрузке — сезонный набор, разовые проекты. Выгодно, когда нужен не человек, а компетенция: иностранцы, вредные условия, сложные увольнения.
Не выгодно там, где кадровая работа — часть операционного управления и решения принимаются ежедневно. И там, где компания не готова выстроить регламент обмена: без него аутсорсинг превращается в переписку.
Короткие ответы
Кто отвечает за ошибки? Ответственность перед инспекцией всегда на работодателе, то есть на вас. Договор с подрядчиком определяет, кто возмещает вам штраф, — этот пункт стоит читать внимательно.
Сотрудники узнают, что кадры ведёт кто-то другой? Обычно нет. Документы подписывает ваш руководитель, а общение идёт через одного ответственного с вашей стороны.
Что с персональными данными? Подрядчик становится обработчиком по вашему поручению, нужно поручение и соблюдение требований. Это оформляется в договоре.
Можно отдать только часть? Можно. Часто отдают воинский учёт и отпуска, а приёмы и увольнения оставляют себе.
Как быстро можно вернуть участок обратно? Настолько быстро, насколько аккуратно велась передача. Поэтому регламент и место хранения оригиналов обсуждают на входе, а не на выходе.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём для компаний бухгалтерию, право и стратегию. Кадры и расчёт зарплаты у нас на одних людях, поэтому приказ и его денежные последствия не расходятся между двумя подрядчиками.
Работаем без колл-центра: у вас есть ответственный специалист, который знает вашу компанию, а не общая линия поддержки.
Начинаем с проверки того, что есть, и говорим, что придётся восстановить, до подписания договора.
Скажите численность и как часто меняются люди — посчитаем стоимость.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»