Ниже про форму и канал: чем отправлять, что прикладывать, кто подписывает и чем вы докажете, что отправили вовремя. Отсчёт сроков разобран на странице «Срок ответа на требование».
Отвечайте тем каналом, которым пришло
Требование получено через оператора электронного документооборота: ответ уходит туда же, в ту же переписку, с номером и датой требования.
Требование пришло почтой на бумаге: отвечать можно и электронно, если такая возможность у вас есть. Обратное неверно.
Компания, обязанная сдавать декларации в электронном виде, отвечает электронно. Бумажный ответ от неё инспекция вправе не принять.
Формализованный ответ и обычное письмо
Есть два разных электронных ответа, и их путают.
Ответ по установленному формату. Заполненная структура, которую принимает программа инспекции. Пояснения по расхождениям в декларации по НДС подаются только так. Письмо в свободной форме здесь не считается ответом, даже если доставлено и прочитано.
Неформализованный документ. Обычное письмо с приложениями, подписанное электронной подписью. Годится для пояснений по остальным налогам и для сопроводительных писем к документам.
Какой вид ответа предусмотрен на конкретное требование, видно в системе отчётности. Про её кнопки есть страница «Требование пришло в СБИС или Контур».
Прочитаем требование и скажем, что дальше — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Когда бумага допустима
Бумага остаётся рабочим вариантом для компаний без обязанности отчитываться электронно.
Тогда ответ везут в инспекцию лично или отправляют почтой. При личной подаче берите два экземпляра сопроводительного письма: на вашем ставят отметку о приёме. Почтой отправляйте ценным письмом с описью вложения.
Сопроводительное письмо и опись
Сопроводительное письмо нужно всегда, даже когда отдаёте один документ. В нём реквизиты компании, номер и дата требования, дата его получения, перечень приложений, подпись.
Опись прикладывается к документам: пронумерованный перечень с количеством листов по каждой позиции. Как её оформлять и заверять копии, разобрано на странице «Требование о предоставлении документов».
Если ответ уходит частями, в каждом письме пишите, какая это часть и что ушло раньше. Иначе части сложат неправильно.
Чем подтверждается отправка
При электронной отправке подтверждением служит извещение о получении от инспекции. Именно оно, а не отметка вашей программы «отправлено».
Складывайте к себе по каждому требованию: файл ответа, приложения в том виде, в каком ушли, извещение о получении, опись.
Кто подписывает
Ответ подписывает руководитель либо сотрудник по доверенности. Бухгалтерская компания отвечает за клиента тоже по доверенности.
Доверенность должна быть у инспекции до того, как придёт требование. Оформлять её в день получения поздно, а форма и порядок подачи менялись: сверяйте по действующей редакции.
Когда ответ считают непредставленным
Ушёл не тем каналом, которым положено. Подан в свободной форме там, где нужен установленный формат. Подписан лицом без полномочий.
Отправлен в другую инспекцию. Не отправлена квитанция о приёме самого требования.
Последствие во всех пяти случаях одинаковое: ответа нет, и дальше работает то же, что при молчании.
Короткие ответы
Можно ли ответить по электронной почте? Нет. Обычная почта каналом ответа не считается.
Обязательно ли сопроводительное письмо? Да. Без него приложения не привязываются к требованию.
Что делать, если формат не покрывает весь ответ? Заполнить формат по предусмотренным позициям, остальное приложить неформализованным письмом.
Можно ли одним ответом закрыть два требования? Лучше двумя: каждое требование учитывается отдельно и ищется по номеру.
Требование адресовано обособленному подразделению, кто отвечает? Компания, по реквизитам из самого документа.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём бухгалтерию, право и стратегию. Требования у клиентов на обслуживании держим сами: доверенность оформлена заранее, квитанция уходит сразу, ответ готовится параллельно.
Форму и канал выбираем по виду требования, отправку подтверждаем извещением, комплект складываем к себе. Что писать по существу, разобрано на странице «Пояснения к требованию».
Скажите, что пришло и какая дата, — прочитаем и скажем, что отвечать.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»