Разберём, что вы обязаны передать, а что нет.
Документы и пояснения: разные бумаги
Требование о пояснениях просит объяснить расхождение словами. Ответ пишется свободно, документы прикладывают по желанию.
Требование о представлении документов обязывает передать копии по перечню. Свободы тут нет: за непредставление и за просрочку отвечают отдельно.
Сроки у них разные и считаются от даты получения. Про сам отсчёт у нас есть страница «Срок ответа на требование», числа сверяйте по действующей редакции.
Что вправе спросить
Из требования должно быть видно, какие документы нужны и почему. Ориентир простой: перечень конкретен, период назван, основание указано.
Внутри камеральной проверки первичку запрашивают лишь в оговорённых случаях. Как устроена сама камералка, мы разобрали на странице «Камеральная проверка».
Отдельная история — запрос вне проверки, по конкретной сделке. Тогда инспекция обязана сделку назвать, а не просить «все документы за период».
Прочитаем требование и скажем, что дальше — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Если объём огромный
Продление просят заранее, письменно и с расчётом: сколько позиций, сколько листов, сколько человек копирует. Молчаливая просрочка не продлевает ничего.
Дважды одни и те же документы отдавать не нужно. Если что-то уже уходило в инспекцию, напишите об этом и укажите, когда и с каким письмом.
Опись, заверение, сканы
Опись — ваша страховка. Пронумерованный перечень с количеством листов по каждой позиции доказывает, что именно вы отдали.
Копии заверяет руководитель или человек по доверенности: отметка о верности, должность, подпись, расшифровка, дата. Подшивку прошивают и заверяют одной надписью на обороте.
Сканы принимают, когда у документа есть установленный формат выгрузки либо разрешён электронный образ. По остальным придётся везти бумагу.
Документов нет
Молчать хуже всего. Пишете ответ: чего нет, почему нет и чем подтверждается.
Утрата, изъятие, истёкший срок хранения, документ вообще не составлялся. У каждой причины свой след: акт, справка, реквизиты дела, переписка.
Чем опасно отдать лишнее
Каждый лишний документ расширяет картину, которую видит инспекция. Из переписки вырастает вопрос о взаимозависимости, из внутренних расчётов берут довод об умысле.
Отдавайте по перечню. Если позиция сформулирована широко, отвечайте узко и объясните, как вы её поняли.
Когда требование можно оспорить
Поводы предметные: нет основания, не назван период, документы не относятся к предмету проверки, срок хранения давно вышел.
Мотивированный отказ подают в срок и по каждой позиции отдельно, а не целиком. Игнорировать нельзя: молчание превращает спор о полномочиях в спор о непредставлении.
Если дело дошло до акта, работает другая логика. Про неё у нас страница «Обжалование акта налоговой проверки».
Короткие ответы
Обязательно ли заверять каждую копию? Отметка ставится на каждом документе. Прошитая подшивка заверяется один раз.
Можно ли отдать оригиналы? Инспекция вправе ознакомиться с подлинниками, но передают копии. Подлинники показывают под расписку.
Что делать, если перечень непонятен? Письменно попросить уточнить и параллельно отдать то, что читается однозначно.
Спросили документы по контрагенту, с которым мы не работали? Так и отвечайте: договорных отношений не было, документы не составлялись.
Можно ли отдать позже, чем просят? Только по согласованному продлению, и просить нужно до конца срока. Сроки сверяйте по действующей редакции.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года, ведём бухгалтерию, право и стратегию одной командой. Требования разбираем каждую неделю: сначала читаем, что спрашивают, потом решаем, что отдавать.
Собираем комплект, делаем опись, заверяем и отправляем так, чтобы и через год можно было доказать состав отправленного. Порядок ответа по шагам разобран на странице «Пришло требование из налоговой».
Пришлите требование и дату получения — скажем, что отвечать.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»