Ниже порядок, при котором стык проходит без остановки работы.
Чем это отличается от смены бухгалтера
При смене бухгалтера уходит человек, а способ работы остаётся прежним. При переходе на аутсорсинг остаётся тот же учёт, но меняется всё вокруг него: кто вносит документы, куда они попадают, кто отвечает на требования.
Поэтому здесь мало принять дела. Нужно ещё договориться о новом порядке и прожить по нему хотя бы один месяц под контролем.
Что подготовить до старта
Соберите список того, что у вас есть: доступы к учётной программе, к отчётной системе, к банку, к личным кабинетам на сайтах налоговой и фондов.
Проверьте, на кого оформлена электронная подпись и до какой даты она действует. Это чаще всего и тормозит первую отчётность.
Запросите у текущего бухгалтера остатки по счетам на предполагаемую дату перехода и список незакрытых задач: неподтверждённые расходы, невыясненные поступления, неотвеченные требования.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Дата перехода
Середина квартала — худший выбор. Отчётный период оказывается разрезан между двумя исполнителями, и потом никто не признаёт цифру своей.
Хорошие даты: начало квартала, начало года, первое число месяца, следующего за сданной отчётностью. Правило простое: подрядчик начинает с периода, который он закроет целиком.
Что передать подрядчику
Учредительные документы и договоры с контрагентами, включая действующие и те, по которым остались обязательства.
Базу учёта в том виде, в каком она есть, или выгрузку. Отдельно договоритесь, у кого остаётся лицензия на программу.
Первичные документы за текущий период и за периоды, которые ещё могут проверить. Сверьтесь по описи, а не на словах.
Кадровые документы и расчёты по зарплате: штатное расписание, приказы, данные по вычетам, начисления с начала года.
Переписку с налоговой: полученные требования, отправленные ответы, акты сверки.
Кто отвечает за период стыка
Это самый важный абзац договора. Определите дату, до которой за учёт отвечает прежняя схема, и дату, с которой начинается ответственность подрядчика.
Отдельно опишите, кто отвечает на требование, которое придёт по старому периоду уже после перехода. По умолчанию это обычно ничей вопрос.
Параллельный месяц
Первый месяц лучше прожить в две руки: подрядчик ведёт учёт, а ваш человек или прежний исполнитель остаётся на связи и отвечает на вопросы по документам.
Это не двойная оплата за одно и то же. Это плата за то, что вопрос «а почему тут так» задаётся сразу, а не через полгода.
Контрольные точки первого закрытия
Что стоит посмотреть, когда подрядчик закроет первый период.
Совпали ли остатки на дату перехода с теми, что вы получили от прежнего бухгалтера. Расхождение на этом шаге дешевле разобрать сразу.
Все ли документы месяца разнесены и что осталось в неразобранном. Сверены ли расчёты с бюджетом. Уложилась ли отчётность в срок без авральной досылки.
Короткие ответы
Сколько занимает передача? Подготовка обычно две недели, первое закрытие ещё месяц. Дольше выходит, когда доступы и подпись оформлены на уволившегося человека.
Можно передать учёт в середине квартала? Можно, но тогда сразу договоритесь, кто сдаёт отчётность за этот квартал, и приложите остатки на дату разреза.
Остановится ли работа на время перехода? Нет, если банк и первичка продолжают идти по прежнему маршруту, пока новый регламент не заработал.
Что делать, если прежний бухгалтер ушёл и не передал дела? Сначала оценить состояние базы, потом восстанавливать недостающее. Это отдельная работа с отдельным сроком.
Кому останется доступ к базе? Держите учётную систему и электронную подпись на своей стороне, а подрядчику давайте права. Так вы ничего не теряете при расставании.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года. Переход начинаем с проверки того, что принимаем: остатки, незакрытые задачи, состояние первички.
План перехода фиксируем письменно, с датами и ответственными по каждому шагу. Первый месяц ведём с усиленной проверкой: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, какой у вас режим и когда хотите перейти, — составим план под ваш квартал.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»