Нужен ли акт приёма-передачи
Закон его не требует: обязательной формы и обязанности составлять акт нет. Но без него у вас не остаётся ничего, чем можно доказать состояние учёта на день ухода.
Практическая ценность акта в другом. Он заставляет обе стороны открыть базу и посмотреть, что там на самом деле, — а это единственный момент, когда уходящий бухгалтер ещё готов отвечать на вопросы.
Подписывают его обычно трое: тот, кто сдаёт, тот, кто принимает, и руководитель.
Что включить в акт
Отчётность: какая сдана, за какие периоды, с какими квитанциями о приёме. Отдельно — что не сдано и почему.
Состояние базы: дата последнего закрытого периода, остатки по главным счетам, наличие незакрытых документов и ручных корректировок.
Расчёты: сверки с налоговой и фондами на дату передачи, состояние расчётов с контрагентами, дебиторка и кредиторка.
Первичные документы: что есть в оригиналах, чего не хватает, где хранится. Отсутствие первички — самая частая находка и самый дорогой риск.
Кассу и банк: остатки, последние выписки, кассовая книга.
Доступы: электронная подпись, личные кабинеты налоговой и фондов, учётная система, банк-клиент. С кем связаны, на кого выпущены, когда истекают.
Незакрытые вопросы: требования налоговой без ответа, начатые сверки, идущие проверки, спорные операции.
Приложением идёт опись переданного. Без описи акт превращается в формальность.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Что проверить до подписания
Подписанный акт означает, что вы согласились с тем, что приняли. Поэтому до подписи стоит потратить несколько дней.
Сверьтесь с налоговой: сальдо единого налогового счёта, наличие задолженности и переплат, сданные декларации. Это делается быстро и показывает картину лучше любых слов.
Посмотрите последние сданные декларации и совпадают ли они с базой. Проверьте, закрыты ли периоды и не менялись ли данные задним числом.
Убедитесь, что электронная подпись выпущена на действующего руководителя, а не на уходящего сотрудника.
Если период большой или обороты значимые, разумнее не проверять самим, а заказать аудит: он покажет не только состояние, но и суммы возможных доначислений.
Отдельный случай: меняется руководитель
Тогда меняется и подпись, и ответственность. Порядок такой: сначала оформляется смена директора и вносится запись в реестр, затем выпускается новая электронная подпись, и только потом принимаются дела.
Принимать бухгалтерию, не имея действующей подписи и доступа к кабинетам, бессмысленно: вы не сможете ни сверить, ни сдать.
Если бухгалтер ушёл без передачи
Так бывает чаще, чем хотелось бы: конфликт, увольнение одним днём, исчезновение.
Порядок действий: восстановить доступы через выпуск новой подписи, запросить сверки с налоговой и фондами, поднять отчётность из личного кабинета, собрать первичку у контрагентов. Дальше — восстановление учёта за период, где картина не сходится.
Удерживать документы бухгалтер не вправе: они принадлежат компании. Но добиваться этого через переписку дольше, чем восстановить самим.
Короткие ответы
Обязательно ли уведомлять налоговую о смене бухгалтера? Нет. Сведения о главном бухгалтере в реестр не вносятся. Уведомлять нужно только при смене руководителя.
Кто отвечает за ошибки прошлого бухгалтера? Перед налоговой — компания. Взыскать с бывшего сотрудника можно только ущерб и в пределах, установленных трудовым законодательством. На практике это удаётся редко.
Сколько времени занимает передача? От нескольких дней при простом учёте до двух-трёх недель. Заложите время на сверки: они идут не мгновенно.
Нужно ли проверять периоды, которые уже закрыты и сданы? Да, в пределах глубины возможной проверки. Сданная декларация не значит правильная.
Можно ли передать дела сразу внешней компании? Можно, и это удобнее: подрядчик принимает участок профессионально и сам составит перечень того, чего не хватает.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и принимаем чужой учёт регулярно — это одна из частых точек, в которой к нам приходят.
Мы не подписываем акт «как есть». Сначала смотрим, что реально в базе, собираем сверки и показываем вам список: что принято в порядке, что требует восстановления, а что уже несёт риск доначисления. Только после этого подписываем.
Скажите, за какой период принимаете дела, — проверим, что вы принимаете.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»