Кто обязан вести
Обязанность лежит на организациях независимо от формы собственности и численности. Она не зависит от того, есть ли у вас сотрудники, подлежащие призыву: учёт ведётся по всем работникам, которые относятся к военнообязанным и призывникам.
Компании без таких сотрудников тоже не свободны полностью: от них ждут подтверждения, что учёту подлежащих нет.
Практический вывод: «у нас маленькая компания» и «у нас все женщины» основаниями не считаются. Считаются проверенные сведения о том, кто у вас работает.
Что нужно организовать
Назначить ответственного приказом. В небольшой компании это может быть кадровик или бухгалтер по совместительству.
Согласовать работу с военкоматом по месту нахождения организации: встать на учёт, получить методические указания.
Вести карточки на сотрудников, подлежащих учёту, с данными из их воинских документов.
Проверять документы при приёме на работу: военный билет, приписное свидетельство.
Сдавать сведения в военкомат: об изменениях данных, о приёме и увольнении, ежегодные сведения, ответы на запросы.
Хранить и актуализировать информацию: смена адреса, семейного положения, образования, должности сотрудника — всё это подлежит передаче.
Посчитаем стоимость кадрового учёта — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Где компании чаще всего ошибаются
Не ведут вообще. Самая частая ситуация: обязанность есть, документов нет.
Ведут формально. Карточки заведены один раз и не обновлялись годами, а сведения не сдавались.
Не сообщают о приёме и увольнении. Это отдельная обязанность, её пропускают чаще всего.
Не отвечают на запросы военкомата. Молчание не решает вопрос, а переводит его в другую плоскость.
Назначили ответственного и забыли. Человек уволился, приказ остался.
Что грозит
Ответственность административная, и её несёт как организация, так и должностное лицо. Составы и размеры менялись — их лучше сверять по действующей редакции, а не по статье трёхлетней давности в интернете.
Важнее другое: воинский учёт проверяется относительно просто, а привести его в порядок задним числом можно почти всегда. Ситуация неприятная, но не катастрофическая.
Что можно передать подрядчику
Постановку учёта с нуля: приказы, карточки, взаимодействие с военкоматом на старте.
Ведение: обновление данных, подготовка и сдача сведений, ответы на запросы.
Восстановление, если учёт не вёлся: это самый частый запрос.
Ответственным по приказу при этом остаётся сотрудник вашей компании — это внутренняя роль. Подрядчик готовит документы и ведёт переписку.
Короткие ответы
Нужно ли вести учёт, если сотрудников пять? Да. Численность влияет на объём работы, а не на наличие обязанности.
А если все сотрудники старше призывного возраста? Военнообязанные не заканчиваются призывным возрастом. Проверяется по документам конкретных людей.
Мы никогда не вели. Что делать? Начинать с проверки: кто из сотрудников подлежит учёту. Дальше приказ, карточки и постановка на учёт в военкомате.
Нужен ли отдельный сотрудник? Не обязательно. В небольшой компании это дополнительная обязанность существующего работника.
Как часто сдаются сведения? Часть по событию: приём, увольнение, изменение данных. Часть ежегодно. Календарь лучше согласовать со своим военкоматом.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём кадровый участок вместе с бухгалтерией. Воинский учёт берём и отдельно, и в составе кадрового обслуживания.
Начинаем с проверки: смотрим штат, документы сотрудников и то, что уже сдавалось. Дальше либо ставим учёт с нуля, либо приводим в порядок то, что есть.
Скажите, сколько у вас сотрудников и вёлся ли учёт, — проверим, что есть.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»