Три числа задают сумму: сколько человек прошло через компанию за период, за сколько лет восстанавливаем и какая доля этих людей уже уволена.
Первое число: люди за период, а не в штате
Обычная ошибка при самостоятельной оценке. В компании работает пятнадцать человек, значит пятнадцать дел.
За три года через ту же компанию могло пройти сорок человек. Восстанавливать нужно по всем сорока: документы по уволенным хранятся годами, и проверка смотрит период, а не сегодняшний список.
Поэтому первый вопрос звучит так: сколько трудовых договоров заключалось за интересующие годы. Ответ есть в зарплатных ведомостях и отчётности по сотрудникам, даже если кадровых папок не осталось.
Второе число: глубина в годах
Каждый добавленный год удорожает работу, но не одинаково.
Ближний год самый дешёвый: люди на месте, документы свежие, правила не изменились.
Дальние годы дороже. Часть сотрудников уже не найти, часть документов оформлялась по прежним правилам, а сопоставлять придётся с отчётностью, которая тоже несколько раз меняла форму.
Отсюда разговор, который стоит провести до оплаты: какая глубина нужна на самом деле. Иногда достаточно закрыть один период с наибольшим риском, а не поднимать всё.
Посчитаем стоимость кадрового учёта — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Третье число: доля уволенных
Главный множитель, и он объясняет разброс цен сильнее остальных.
По действующему сотруднику восстановление устроено просто. Человек на месте, он подписывает договор, приказы и согласия сегодняшней датой. Работа сводится к подготовке комплекта.
По уволенному подписать нечего. Собирают то, что подтверждается другими источниками: ведомостями, отчётностью, банковскими выплатами, приказами. Дальше оценивают риск и фиксируют состояние честно.
Разница по трудоёмкости кратная. Пятнадцать действующих сотрудников дешевле пятнадцати уволенных, хотя дел поровну.
Здесь же самый частый источник претензий: спор чаще приходит от бывшего работника, а не от текущего.
Пример расчёта
Компания на десять человек, один год, все сотрудники работают: XX 000 ₽ заглушка.
Она же за три года, за которые сменилось двадцать пять человек: XX 000 ₽ заглушка.
Сорок сотрудников, три года, половина уволена, кадровых папок нет вовсе: XX 000 ₽ заглушка. Точная сумма называется после осмотра.
Что удешевляет работу
Зарплатные ведомости и отчётность по сотрудникам за период: по ним собирается список людей и дат.
Приказы и договоры, которые сохранились хотя бы частично.
Решение о глубине: один нужный период вместо всех подряд.
Порядок в текущем месяце. Пока восстанавливают прошлое, настоящее не должно накапливать новые дыры.
Короткие ответы
Можно ли восстановить только часть? Да, это нормальная практика. Сначала период и участок с наибольшим риском, дальше по мере возможности.
Сколько это занимает? Для небольшой компании недели. Время уходит на сбор подписей и на сверку со сданной отчётностью, а не на печать документов.
Считаете за документ или за сотрудника? За личное дело. Внутри дела состав документов примерно одинаковый, поэтому так честнее и понятнее для сравнения.
А если сотрудник отказался подписывать? Составляется акт, отказ фиксируется. На цену это влияет мало, на риск влияет заметно.
Восстановление и обслуживание — это один счёт? Нет. Восстановление разовое и считается по объёму, обслуживание идёт ежемесячно. Мы показываем их отдельными строками.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём кадры вместе с зарплатой. При восстановлении это экономит деньги: список людей и дат собирается из зарплатных данных, а не запрашивается по кругу.
Начинаем с осмотра. Считаем дела, разделяем действующих и уволенных, называем сумму и глубину, которую имеет смысл закрывать.
Как проходит сама работа, разобрано на странице «Восстановление кадрового учёта». Здесь только про деньги.
Скажите, сколько человек прошло через компанию за период и за сколько лет, — оценим объём.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»