С чего начинают
Со списка людей. Кто работает сейчас, кто работал за проверяемый период, на каких условиях, с какими датами.
Источники: трудовые договоры, если они есть, приказы, зарплатные ведомости, отчётность по сотрудникам, банковские выписки по выплатам.
Дальше — сверка. Отчётность по сотрудникам уже сдавалась, и она задаёт рамку: восстановленные документы не должны ей противоречить.
Что восстанавливают в первую очередь
Трудовые договоры. Это основа: без договора остальные документы повисают в воздухе. Отсутствие письменного договора при фактической работе — самое дорогое из кадровых нарушений.
Приказы о приёме и увольнении. Они связывают договор и зарплату.
Личные карточки и согласия на обработку персональных данных.
Табели учёта рабочего времени. По ним считалась зарплата, и без них расчёт нечем подтвердить.
График отпусков, приказы на отпуск и расчёт компенсаций.
Локальные акты: правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных. Про них у нас есть отдельная страница.
Посчитаем стоимость кадрового учёта — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Что нельзя восстановить задним числом
Часть документов имеет смысл только на свою дату, и оформлять их «как будто было» опасно.
Ознакомление сотрудника под подпись задним числом — это подпись сегодня, и при споре это выясняется.
Уведомления, для которых установлен срок, не становятся действительными от того, что на них поставили старую дату.
Правильный подход другой: восстановить то, что восстанавливается, а по остальному честно зафиксировать текущее состояние и оформить всё на сегодняшнюю дату. Это лучше и безопаснее, чем сомнительный документ, который развалится при первом же вопросе.
Уволенные сотрудники
Самый сложный участок: человека нет, подписать он ничего не может, а документы по нему хранить нужно.
Здесь восстанавливают то, что подтверждается другими источниками: отчётностью, ведомостями, приказами. И оценивают риск: чаще всего претензии приходят именно от бывших сотрудников.
Если есть незакрытые расчёты, разумнее решить вопрос до того, как он превратится в спор.
Сроки хранения
Кадровые документы хранятся долго, часть — десятилетиями, потому что по ним подтверждается стаж.
Отсюда практический вывод: восстановление кадров — это не только про проверку сегодня. Это ещё и про сотрудников, которые через годы придут за справкой.
Короткие ответы
Сколько это занимает? Зависит от числа сотрудников и глубины периода. Для небольшой компании — недели, а не месяцы.
Нужно ли собирать подписи сотрудников заново? По действующим документам — да, там где подпись обязательна. Это нормальная процедура, а не признание вины.
Что если сотрудник отказывается подписывать? Составляется акт. Отказ фиксируется, а не игнорируется.
Мы вели всё в электронном виде, этого достаточно? Зависит от того, перешли ли вы на электронный кадровый документооборот по правилам. Просто файлы на диске — не документооборот.
Что делать сначала: кадры или бухгалтерию? Обычно параллельно: зарплата и кадры связаны, и восстанавливать их по отдельности дороже.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём кадры вместе с зарплатой, поэтому восстановление идёт с двух сторон сразу: документы и расчёты сходятся между собой.
Начинаем с осмотра: смотрим, что есть, сверяем со сданной отчётностью и говорим, какие участки закрывать первыми, а что уже не критично.
Скажите, сколько сотрудников и что сохранилось, — посмотрим, чего не хватает.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»