Что проверять до подписи, разобрано на странице «Смена бухгалтера». Здесь про сам документ: из чего он собран и как его заполняют.
Зачем он обеим сторонам
Компании акт даёт границу ответственности. После него находки относятся либо к периоду до передачи, либо к работе нового бухгалтера, и спорить об этом уже не приходится.
Уходящему он выгоден не меньше. Подписанный перечень закрывает претензии задним числом: через полгода никто не скажет, что папка с договорами пропала именно при нём.
Из чего состоит документ
Шапка. Компания, дата, основание в виде приказа, кто сдаёт, кто принимает, кто присутствует. Дата важнее, чем кажется: от неё считается всё остальное.
Состояние учёта. Учётная программа и её версия, где лежит база, дата последнего закрытого периода, остатки по главным счетам, число непроведённых документов и ручных проводок.
Сверки. С инспекцией, с фондами, с крупными контрагентами: на какую дату сделаны и что показали. Сверка месячной давности не считается.
Незакрытые периоды. Что не сдано, что не оплачено, какие требования остались без ответа, какие проверки идут.
Документы. Первичка по годам, кадровые дела, договоры: что передаётся в оригиналах, что в копиях, чего нет вовсе. Здесь же адрес хранения, включая архив и облако.
Доступы. Электронная подпись, кабинеты инспекции и фондов, банк-клиент, учётная система, электронный документооборот. На кого выпущены, когда истекают, кому переданы пароли.
Приложением идёт опись: по папкам или постранично, с количеством листов.
Готовый бланк мы не выкладываем намеренно. Пустая форма из сети создаёт ощущение работы, но ценность акта в содержании полей, а не в их наличии.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Перечень расхождений
Без него акт бесполезен. Ровный текст «дела приняты» означает, что вы согласились со всем, что найдёте потом.
Расхождения пишутся списком: чего не хватает, где остатки не сходятся, какие периоды непроверяемы. Формулировка простая: что искали, что нашли, чего нет.
Если стороны спорят, спор тоже попадает в акт. Уходящий вправе приложить письменное мнение, и это лучше, чем молчаливая подпись.
Кто подписывает
Обычно трое: сдающий, принимающий и руководитель. Если создавалась комиссия, подписывают все её участники.
Экземпляров минимум два, у каждой стороны свой. Компания хранит акт вместе с приказом о приёме дел.
Если подписывать отказываются
Так бывает при конфликте или увольнении одним днём. Порядок обычный: акт составляется в одностороннем порядке, при свидетелях, с отметкой об отказе.
Силы он от этого не теряет. Важнее другое: без второй подписи все расхождения придётся доказывать самим, поэтому перечень в такой ситуации пишут подробнее обычного.
Дальше идут сверки, восстановление доступов и проверка того, что осталось.
Короткие ответы
Обязателен ли акт по закону? Нет. Обязательной формы и требования составлять его не установлено. Компания решает сама, но без акта доказать состояние учёта нечем.
Можно ли взять готовый образец из интернета? Бланк подскажет порядок разделов, но заполнить его за вас нечем. Ценность в перечне того, что нашли именно у вас.
Что делать, если после подписания нашлись ошибки? Оформить дополнением к акту с датой обнаружения. Ответственность это не переносит, но фиксирует, когда стало известно.
Нужен ли акт, если учёт передают внешней компании? Да, и он получается подробнее: подрядчик принимает участок формально и сам пишет, чего не хватает.
Сколько хранить акт? Вместе с документами того же периода. Пока за эти годы возможна проверка, акт должен лежать под рукой.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года, ведём бухгалтерию, право и стратегию, и чужой учёт принимаем регулярно.
Мы не подписываем акт «как есть». Сначала смотрим базу, поднимаем сверки и отдаём вам два списка: что принято в порядке и что придётся восстанавливать. Оба попадают в документ.
Участок смотрят трое: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, когда уходит бухгалтер и что уже передано, — примем участок и проверим, что вам отдали.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»