Про содержание акта и про перечень документов у нас отдельные страницы. Здесь только процедура со стороны компании. Общий разбор темы собран в «Смене бухгалтера».
Приказ и комиссия
Передача начинается с приказа. В нём: кто сдаёт, кто принимает, за какой период, к какой дате, кто входит в комиссию.
Комиссия нужна не всегда, но в компании с оборотами экономит нервы. Обычно это руководитель, новый бухгалтер и кто-то от финансов.
Если замены пока нет, дела принимает руководитель или назначенный приказом сотрудник. Принимать «в никуда» нельзя: через месяц не найти концов.
Сроки
Времени всегда меньше, чем кажется. Отработка при увольнении по собственному желанию короткая, и часть её съедают отпуск и больничные. Конкретные сроки предупреждения сверяйте по действующей редакции трудового законодательства.
Планируйте от обратного: сначала определите дату последнего рабочего дня, потом расставьте по ней сверки, инвентаризацию и закрытие периода.
Сверки идут не мгновенно: запрос и ответ занимают время, и это узкое место графика.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Что сделать до последнего дня
Закрыть текущий период и провести документы, которые лежат черновиками.
Сдать отчётность, срок которой попадает на время работы уходящего. Оставлять её преемнику — верный способ получить просрочку.
Собрать сверки с инспекцией, фондами и главными контрагентами.
Разложить первичку по папкам и годам, чтобы принимающий видел не кучу, а структуру.
Записать особенности учёта: нестандартные проводки, договорённости с контрагентами, странные остатки. Это то, что живёт в голове и уходит вместе с человеком.
Инвентаризация расчётов
Пункт, который пропускают чаще прочих.
Проверяются касса, банковские остатки, расчёты с подотчётными лицами, дебиторка и кредиторка, расчёты по налогам и взносам. Смысл простой: цифры в базе должны совпасть с выписками, актами и сверками.
Расхождения не прячут, а выписывают отдельным списком. Он потом переезжает в акт приёма-передачи.
Банк, подпись и доверенности
В банке меняются карточка с образцами подписей и права доступа в клиенте. Сделать это стоит в день увольнения, а не через неделю.
Электронная подпись, выпущенная на уходящего сотрудника, отзывается. Если подпись компании фактически лежала у него, выпускается новая на руководителя.
Доверенности отзываются письменно, с уведомлением тех, кому они предъявлялись. Забытая доверенность на сдачу отчётности — источник неприятных сюрпризов.
Если человек ушёл внезапно
Конфликт, больничный без возврата, исчезновение. Процедуры не будет, будет восстановление.
Порядок такой: приказ о приёме дел без сдающей стороны, выпуск новой подписи, запрос сверок, выгрузка отчётности из кабинета, инвентаризация по документам. Дальше оценка, за какой период учёт придётся восстанавливать.
Это дороже нормальной передачи, но выполнимо. Хуже другое — тянуть и обнаружить дыру во время проверки.
Короткие ответы
Можно ли не отпускать главбуха, пока он не передаст дела? Нет. Удерживать сотрудника сверх срока предупреждения нельзя, даже если передача не закончена.
Кто принимает дела, если преемника ещё нет? Руководитель или назначенный приказом сотрудник. Другой вариант — внешняя компания: она принимает участок и работает дальше.
Нужна ли инвентаризация обязательно? При смене материально ответственных лиц она требуется. Даже там, где формально не обязана, без неё передача превращается в обмен паролями.
Что делать с незакрытыми требованиями инспекции? Выписать отдельно с датами и передать под подпись. Срок ответа не останавливается из-за того, что бухгалтер уволился.
Сколько человек должно быть в комиссии? Норматива нет. Обычно двое-трое, чтобы было кому подтвердить, что именно передавалось.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и часто оказываемся принимающей стороной: компания меняет главбуха и передаёт участок нам.
Мы стараемся зайти до последнего рабочего дня: пока человек на месте, вопросы решаются за час, а не за месяц. Собираем сверки, проверяем остатки и показываем руководителю, что придётся восстанавливать.
Дальше ведём участок сами или передаём вашему новому бухгалтеру с описью.
Скажите, когда уходит бухгалтер и что уже передано, — примем участок и проверим, что вам отдали.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»