Про сам акт и про порядок передачи у нас соседние страницы, общий разбор темы собран в «Смене бухгалтера». Здесь перечень и способ его получить.
База и её копии
Первое и самое важное. Забирать нужно не «доступ к базе», а файл: архивную копию на носителе, лучше две, с датой и подписью в описи.
Проверьте, что копия открывается на вашем компьютере и что в ней есть последние операции. База, которая не разворачивается, равна отсутствию базы.
Отдельно берите лицензии и логины к учётной программе, если она облачная. Оплаченная подписка, привязанная к личной почте бухгалтера, вам не принадлежит.
Первичные документы
Договоры с приложениями, накладные, акты, счета-фактуры, авансовые отчёты, кассовые документы, банковские выписки. Раскладка по годам, опись по папкам.
Смотрите глубину: хранить нужно столько, сколько может проверить инспекция, а кадровые бумаги дольше. Сроки сверяйте по действующей редакции.
Отсутствие первички — самая частая находка. Её восстанавливают запросами контрагентам, но это месяцы, поэтому список недостающего нужен сразу.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Регистры и отчётность
Регистры учёта за закрытые периоды, оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов. Распечатаны они или выгружены, не суть, важно, чтобы совпадали с базой.
Отчётность забирают вместе с подтверждениями отправки: квитанции о приёме, извещения о вводе, протоколы. Сданной считается та, на которую есть квитанция, а не та, которую нажали отправить.
Переписка с инспекцией и сверки
Требования, ответы на них, пояснения, решения по проверкам, акты и возражения. Всё с датами.
Акты сверок с инспекцией, фондами и контрагентами берите на дату передачи, а не прошлогодние.
Кадры и зарплата
Трудовые договоры, приказы, личные карточки, табели, ведомости, расчётные листки, справки о доходах. Плюс локальные акты: положение об оплате труда, штатное расписание, график отпусков.
Это участок, где потери всплывают при трудовом споре, а не при проверке, и восстановить их сложнее всего.
Доступы и подписи
Кабинеты инспекции и фондов, банк-клиент, электронный документооборот, сервис отчётности, учётная система. Логины передаются под опись, пароли меняются в тот же день.
Электронная подпись компании отзывается, если была выпущена на уходящего. Сертификаты, оформленные на него как на физическое лицо, вам не передаются: они его.
Если документы удерживают
Документы принадлежат компании, а не бухгалтеру. Ни база, ни первичка, ни переписка с инспекцией не могут быть предметом торга. Уносить оригиналы домой он тоже не имел права: место хранения определяет работодатель.
Законным будет требование оплатить отработанное время и отказ подписывать акт, с содержанием которого человек не согласен. Незаконным — обмен документов на деньги или на отказ от претензий.
Порядок действий: письменное требование вернуть с описью, приказ о результатах, при отказе обращение с заявлением. Параллельно восстанавливайте: судиться дольше, чем собрать заново.
Короткие ответы
Обязан ли бухгалтер отдавать базу? База принадлежит компании, и удерживать её он не вправе. Спор обычно не про право, а про то, у кого физически лежит файл.
Что делать, если за передачу требуют денег? Не платить. Оформить письменное требование, зафиксировать отказ и начать восстановление, не дожидаясь развязки.
Можно ли ограничиться доступом к облачной базе? Нет. Доступ отключается в один клик, а архивная копия остаётся у вас. Берите файл.
Нужны ли оригиналы или хватит сканов? Оригиналы. Сканы годятся как рабочая копия, но при проверке и в суде спрашивают бумагу.
Как убедиться, что отчётность сдана? По квитанциям о приёме и по данным личного кабинета инспекции. Список сданного виден там без участия бухгалтера.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года, ведём бухгалтерию, право и стратегию и принимаем чужие участки постоянно. Список недостающего пишем по опыту, а проверяем по базе.
Разворачиваем копию, сверяем остатки с выписками, поднимаем отчётность из кабинета и сверяем с квитанциями. На выходе перечень: что есть, чего нет, что запрашивать у контрагентов в первую очередь.
Смотрят трое: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, когда уходит бухгалтер и что уже передано, — примем участок и проверим, что вам отдали.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»