Поэтому разговор стоит начинать не с обещания, а с периметра: вот список работ, вот что в него входит, вот что не входит.
Что значит «под ключ» на практике
Это значит, что по каждому вопросу учёта есть исполнитель и вам не нужно искать, кто им займётся.
Пришло требование, им занимаются. Уволился сотрудник, надо посчитать компенсацию — считают. Появился новый вид сделки, непонятно, как отражать, решают.
Признак настоящего «под ключ» простой: у вас не возникает задач вида «найти того, кто это сделает».
Полный периметр
Учёт. Приём и разноска первички, проводки, сверки с контрагентами, закрытие периода, остатки.
Налоги. Расчёт по вашему режиму, подготовка платёжек или сумм к уплате, контроль сальдо на едином счёте, сверка с налоговой.
Зарплата. Начисления, удержания, выплаты, отпускные, больничные, расчёт при увольнении, персонифицированные сведения.
Кадры. Приказы, трудовые договоры, штатное расписание, график отпусков, воинский учёт, если он у вас ведётся.
Отчётность. Календарь, подготовка, сдача, отслеживание приёма и работа с отказами.
Требования и запросы. Получение, разбор, сбор документов, ответ в срок, пояснения по вызову.
Банк и касса. Выписки, кассовые документы, авансовые отчёты, валютные операции, если они есть.
Что из этого сколько занимает и как влияет на цену, разобрано на странице про состав обслуживания.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Что остаётся на собственнике в любом случае
Первичные документы от контрагентов. Их получает ваша компания, и никакой подрядчик не заберёт акт у вашего поставщика вместо вас.
Подпись руководителя там, где она обязательна. Решения по спорным операциям: подрядчик объясняет варианты и последствия, выбирает собственник.
Деньги. Налоги платятся с вашего счёта, и решение о платеже принимаете вы.
Выбор режима и структуры бизнеса. Это управленческое решение, оно за вами.
Почему «под ключ» не значит «можно не смотреть»
Ответственность перед налоговой несёт компания, а не исполнитель. Штраф придёт на ваши реквизиты, и уже потом вы будете разбираться с подрядчиком по договору.
Значит, минимальный контроль остаётся всегда. Раз в квартал стоит посмотреть три вещи: сдана ли отчётность, что показывает сверка с налоговой, нет ли претензий по документам от подрядчика к вам.
Это пятнадцать минут в квартал. Отказ от них обходится дороже.
Ещё одна причина смотреть: подрядчик считает по тому, что получил. Если акты не доехали, а сделка была, ошибка родится не у него, а у вас.
Как понять, что периметр честный
Попросите перечень работ приложением к договору. Формулировка «оказание бухгалтерских услуг» без списка означает, что спорить будет не о чем.
Спросите отдельно про три вещи: кто отвечает на требования, кто ведёт кадры, что происходит при выездной проверке. Эти работы чаще всего остаются за периметром, хотя в разговоре звучали.
Короткие ответы
Чем «под ключ» отличается от обычного обслуживания? Периметром. Обычное обслуживание берёт учёт и отчётность, «под ключ» добавляет кадры, требования и переписку с налоговой.
Кадры входят всегда? Нет. Это отдельный участок, и его наличие в договоре стоит проверить, если у вас есть сотрудники.
А выездная проверка? Обычно нет, это отдельная работа. Уточните на входе, чтобы не решать вопрос в момент, когда проверка уже началась.
Мы совсем не будем видеть учёт? Наоборот. Доступ к базе остаётся у вас, а состояние учёта показывают на понятном языке.
Можно передать под ключ несколько юрлиц? Можно, и часто так дешевле в пересчёте на компанию. Внутригрупповые расчёты считаются отдельно.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём бухгалтерию, право и стратегию в одних руках. Поэтому периметр у нас шире обычного: вопрос из налоговой не требует искать юриста на стороне.
Перечень работ фиксируем приложением к договору и там же пишем, что считается отдельно. Документы проверяются трижды: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, какой у вас режим, сколько сотрудников и есть ли склад, — очертим периметр под вашу компанию.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»