Разница со штатным бухгалтером не только в деньгах. Меняется то, кто отвечает за ошибку, кто заменяет человека в отпуске и что происходит, когда он уходит.
Какие бывают форматы
Полное ведение. Подрядчик берёт весь учёт: первичка, проводки, зарплата, отчётность, ответы налоговой. Вы передаёте документы и получаете результат.
Частичное. Часть остаётся у вас, обычно первичка и банк, а подрядчик считает налоги и сдаёт отчётность. Подходит компаниям, где уже есть свой человек на операционке.
Восстановление и разовые работы. Учёт запущен или бухгалтер ушёл, оставив хвосты. Это отдельная работа с отдельной ценой, и она обычно предшествует постоянному ведению.
Абонентское сопровождение без ведения. Ваш бухгалтер работает сам, а внешняя компания проверяет и консультирует. Формат для тех, кто хочет контроля, а не замены.
Кому это выгоднее штата
Считать надо не оклад против абонплаты, а полную стоимость: оклад, взносы, рабочее место, программу, обучение, отпуск и больничные, а главное — риск остаться без человека в отчётный период.
Обслуживание обычно выгоднее, когда операций немного и один бухгалтер загружен наполовину. Когда нужна редкая компетенция вроде ВЭД, маркетплейсов или группы юрлиц, а держать под неё человека дорого. И когда бизнес растёт и нагрузка скачет.
Штат обычно лучше, когда бухгалтерия завязана на ежедневные операционные решения, когда операций очень много и нужна работа внутри процессов, когда режим секретности не позволяет отдавать документы наружу.
Часто правильный ответ — не «или», а «и»: свой человек на первичке и документообороте, внешняя компания на налогах, отчётности и проверках.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
От чего зависит цена
Точных сумм здесь не будет: они считаются под компанию. Но факторы всегда одни и те же, и по ним можно прикинуть заранее.
Система налогообложения. УСН «доходы» — самый простой случай, ОСНО с НДС дороже в разы, потому что там вычеты, счета-фактуры и книги.
Количество операций, а не оборот. Компания с оборотом в сто миллионов и десятью сделками в месяц дешевле компании с оборотом в десять и тысячей чеков.
Сотрудники. Зарплатный участок считается отдельно и почти всегда по головам.
Специфика: ВЭД, маркетплейсы, лицензии, обособленные подразделения, несколько юрлиц в группе, валютные операции.
Состояние учёта на входе. Если принимать нечего или всё запущено, сначала восстановление.
Просите вилку «от и до» с объяснением, что её двигает. Одна цифра без пояснения обычно означает, что часть работ окажется «за отдельную плату».
Кто отвечает за ошибки
Перед налоговой отвечает компания, а не подрядчик: штраф придёт вам. Договор определяет, кто вам этот штраф возместит, и это самый важный его пункт.
Смотрите на три вещи: есть ли ответственность подрядчика за доначисления по его вине, застрахована ли она, и как описан предмет — «оказание бухгалтерских услуг» без перечня работ означает, что спорить будет не о чем.
Как начинается работа
Обычно так: разговор про вашу компанию и обороты, расчёт стоимости, проверка текущего состояния учёта, договор, передача документов и доступов, регламент обмена.
Отдельный шаг, который часто пропускают, — приём дел от предыдущего бухгалтера. Принимать участок вслепую значит принять чужие ошибки на себя, и разбираться с ними придётся вам. Про это у нас отдельная страница.
Короткие ответы
Мы маленькие, нам нужен вообще бухгалтер? Отчётность сдают все, даже без деятельности. Нулевая отчётность стоит символически, а штраф за несданную — нет.
Придётся отдавать оригиналы документов? Обычно нет: работают по сканам и электронному документообороту. Оригиналы хранятся у вас, и порядок хранения стоит прописать в договоре.
А если подрядчик пропадёт? Поэтому в договоре нужен порядок возврата базы и документов, а доступ к учётной системе лучше держать на своей стороне.
Можно ли передать бухгалтерию в середине года? Можно, но правильнее — по завершении квартала или года, и с приёмом дел.
Кто общается с налоговой? Подрядчик, если это в договоре. Требования, пояснения, комиссии — обычная часть работы, и хорошо, когда её ведут те же, кто вёл учёт.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года, нам доверили отчётность 3 121 компания, а ответственность перед налоговой застрахована на 5 млн рублей. в одних руках, поэтому вопрос из налоговой не превращается в поиск юриста на стороне.
Документы проверяются трижды: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор. Колл-центра нет — есть ответственный человек, который знает вашу компанию.
Переписку с инспекцией ведём сами: от вас нужна подпись там, где её требует закон.
Назовите режим, обороты и число сотрудников — посчитаем стоимость.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»