Задача проверки одна: перевести подозрение в документы. Пока это ощущение, сделать с ним нельзя ничего.
Признаки, на которые смотрят первыми
Расхождения в остатках. Склад не сходится с учётом, касса с выручкой, взаиморасчёты с актами сверки.
Один поставщик по цене выше рынка. Особенно если он появился недавно, а другие предложения никто не запрашивал.
Подотчёт без документов. Деньги выданы, отчёты не закрыты или закрыты бумагами, которые ничего не подтверждают.
Дубли платежей. Один счёт оплачен дважды, возврата не было.
Родственные связи с контрагентами. Совпадающие фамилии, адреса и телефоны в реквизитах, бывшие коллеги у поставщика.
Ни один признак сам по себе ничего не доказывает. Доказывает совокупность.
Порядок работы
Фиксация текущего состояния. Закрывается возможность править данные задним числом, снимается копия базы. Иначе к моменту выводов проверять будет нечего.
Сбор данных. Выписки банка, кассовые документы, договоры, счета, акты, складские движения, переписка по закупкам.
Анализ движения денег и документов. Кому платили, сколько, на каком основании, как менялись цены, где платёж не подтверждён ничем.
Опрос ответственных. Не допрос, а разговор по конкретным документам: вот платёж, объясните основание. Часто это даёт больше, чем неделя анализа.
Письменные выводы. Что установлено, каким документом подтверждается, что осталось непроверяемым.
Посчитаем объём и сроки — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Что можно предъявить работнику
Внутренняя проверка даёт основание для разговора и кадрового решения. Взыскать деньги сложнее.
Трудовое право на стороне работника: по общему правилу он отвечает в пределах среднего заработка. Полная материальная ответственность наступает в отдельных случаях, и договор о ней можно заключить не с каждой должностью.
Размер ущерба придётся посчитать и подтвердить документами. Порядок и сроки взыскания сверяйте по действующей редакции: правила менялись.
Что понадобится в суде
Отчёт внутренней проверки остаётся позицией одной стороны. Ему нужны опоры: первичные документы, инвентаризация, расчёты, которые можно повторить и получить тот же результат.
Если речь о директоре, спор идёт про убытки, причинённые компании, и доказывать надо не только сумму, но и неразумность решений. Про это у нас отдельная страница.
Когда сумму нужно установить независимо от сторон, суд назначает судебную бухгалтерскую экспертизу. Как её назначают и как ставят вопросы эксперту, разобрано на соседней странице.
Чего такая проверка не делает
Запросов в банки контрагентов, доступа к чужой переписке и оперативных действий у частной проверки нет. Мы работаем с документами компании и открытыми источниками, и обычно этого хватает: деньги уходят через бумаги из вашей же бухгалтерии.
Короткие ответы
Можно ли проверить сотрудника, не объявляя об этом? Смотреть документы компании можно без объявления. Но как только речь заходит о взыскании, включается процедура с объяснениями работника.
С чего начать, если подозрение пока одно? С фиксации: копия базы и закрытый доступ на правки задним числом. Остальное подождёт день, а испорченные данные не вернутся.
Обязательно ли идти в полицию? Нет, это решение компании. Нередко выгоднее вернуть деньги и расстаться тихо.
Что делать, если документы уже пропали? Собирать картину по банку, фискальным данным и документам контрагентов. Полностью бумаги исчезают редко.
Сколько времени занимает проверка? От нескольких дней на один участок до нескольких недель, если смотреть закупки, склад и подотчёт разом.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём бухгалтерию, право и стратегию в одних руках. Здесь это и нужно: бухгалтер видит, где цифры не сходятся, юрист говорит, что из этого можно предъявить.
Начинаем с того, что уже есть в базе и в банке. Первые расхождения обычно видны за несколько дней, без опросов и без шума в коллективе.
Судебную экспертизу проводит эксперт, назначенный судом, это не наша роль. Наша работа рядом: собрать материалы и расчёты так, чтобы эксперту было с чем работать. Расчёты проверяются трижды: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, что вызывает подозрение, — посмотрим, что уже видно по документам.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»