Разработка договоров для бизнеса — это не один документ, а набор форм под то, как вы реально продаёте и покупаете.
Какие формы нужны на постоянку
Набор зависит от бизнеса, но костяк почти всегда одинаковый.
Основной договор по вашей выручке: поставка, оказание услуг, подряд, лицензия.
Зеркальная форма для закупок, где вы уже покупатель или заказчик. Условия в ней должны быть противоположными по смыслу, иначе вы дважды подписываетесь на чужой риск.
Договоры с исполнителями-физлицами и самозанятыми. Отдельная форма, потому что здесь всё решает граница с трудовыми отношениями.
Служебные формы: дополнительное соглашение, акт, спецификация, заявка, уведомление о расторжении. Спорят потом именно о них.
Рамочный или разовый
Разовый договор описывает одну сделку целиком: что, сколько, когда, за какие деньги.
Рамочный задаёт общие правила, а количество, цену и сроки выносит в заявки и спецификации. Для повторяющихся отгрузок это экономит недели согласований.
Ловушка рамочного в том, что заявка часто оформляется небрежно: сообщение в мессенджере, устная договорённость. Если в договоре не написано, что считается согласованной заявкой, спор придётся выигрывать перепиской.
Разберём вашу ситуацию — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Как собирается комплект
Сначала смотрим не на договоры, а на схему работы: кто покупатели, как приходят деньги, кто исполняет, что бывает при возврате.
Дальше видно, какие сделки повторяются, а какие разовые. Повторяющиеся уходят в формы, разовые остаются на ручную работу.
Потом формы согласуются с бухгалтерией: какие акты и накладные появляются, в какой момент признаётся выручка, как выделен НДС. Договор, неудобный для учёта, переписывают через полгода.
Последний шаг — правила применения. Что менеджер меняет сам, что согласует с юристом, чего не трогает никогда.
Кто применяет формы внутри компании
Форма без правил применения превращается в файл, который каждый правит по-своему.
Рабочий вариант такой: защищённые поля, которые менять нельзя, переменные поля для цены и сроков, памятка для менеджера на одну страницу. Плюс реестр версий и правило: любое отступление согласуется.
Когда форму пора пересматривать
Изменилась схема расчётов или появилась предоплата там, где её не было. Появился новый канал продаж: маркетплейс, тендеры, работа с сетями.
Вы проиграли или чуть не проиграли спор. Реальный конфликт показывает дыру в форме точнее любой вычитки. Или контрагенты стали часто просить одну и ту же правку.
Поменялось регулирование вашей отрасли. Формулировки сверяйте по действующей редакции: правила меняются чаще, чем договоры.
Чем плохи самодельные формы
Скачанный шаблон обычно написан под другую сторону сделки. Второй по частоте дефект — договор, собранный из двух разных: половина пунктов противоречит другой половине.
Дальше: нет порядка приёмки, нет ответственности контрагента, невыгодная подсудность.
И почти всегда отсутствует налоговая часть: НДС, первичные документы, налоговая оговорка. Юридически такой договор выглядит прилично, а в учёте и в разговоре с инспекцией начинает разваливаться.
Короткие ответы
Сколько форм нужно небольшой компании? Обычно от трёх до пяти. После десяти набор становится неуправляемым.
Можно ли обойтись одной универсальной формой? Можно, если сделки однотипные. Универсальность чаще означает, что в договоре нет ничего конкретного.
Кто хранит утверждённые формы? Вы. Мы отдаём файлы и памятку, дальше набор живёт внутри компании.
Что делать с уже подписанными договорами? Они действуют на старых условиях. Новые формы применяются к новым сделкам, старые меняются допсоглашением.
А если контрагент присылает свой договор? Тогда работает не разработка, а проверка чужого документа. Про неё у нас отдельная страница.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём бухгалтерию, право и стратегию. На договорах это заметно сразу: юрист собирает форму, а бухгалтер проверяет, как она отражается в учёте и что будет с НДС.
Начинаем с разбора вашей схемы работы и списка сделок за последние месяцы. Обычно после него набор сокращается: часть договоров оказывается одним документом под разными названиями.
Скажите, что продаёте и кому, — соберём комплект договоров под вашу схему работы.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»