Общий разбор темы собран на странице «Смена бухгалтера». Здесь только последовательность и точки контроля.
Шаг 1. Решение и предупреждение
Бухгалтер уходит сам или уходите вы. В обоих случаях зафиксируйте дату последнего рабочего дня письменно: от неё считается весь график. Сроки предупреждения сверяйте по действующей редакции.
Шаг 2. Замена или подрядчик
Решите до старта передачи, кто примет: новый сотрудник, действующий финансист или внешняя компания. Принимать некому — значит, никто не заметит, чего не хватает.
Внешний вариант быстрее: подрядчик выходит на участок сразу и не требует времени на поиск.
Посчитаем, сколько будет стоить ваша бухгалтерия — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Шаг 3. Приказ и комиссия
Приказ назначает сдающего, принимающего, дату и состав комиссии. Без него передача превращается в разговор.
Про приказ, сроки, инвентаризацию расчётов и смену подписей в банке подробно написано на странице «Передача дел при смене главного бухгалтера».
Шаг 4. Параллельный период
Лучшее, что можно сделать, это оставить неделю, когда оба на месте. Уходящий отвечает на вопросы, принимающий работает в базе и находит неочевидное.
Если параллельного периода нет, закладывайте больше времени на проверку после.
Шаг 5. Передача и акт
Собираются документы, доступы и сверки, составляется опись, всё это уходит в акт приёма-передачи.
Что должно быть внутри акта и почему без перечня расхождений он пустой, разобрано на отдельной странице.
Перечень того, что требовать на руки, собран в «Какие документы забрать у прежнего бухгалтера».
Шаг 6. Проверка принятого
Не подписывайте акт вслепую. Минимум: сверка с инспекцией, сальдо единого налогового счёта, совпадение последних деклараций с базой, действующая электронная подпись.
При заметных оборотах проверку лучше не делать своими силами. Цена пропущенной ошибки выше стоимости независимого взгляда.
Шаг 7. Первая отчётность
Первый отчётный срок на новых руках — момент истины. К нему должны быть готовы доступы, подпись и закрытый период.
Заложите запас. Сдавать в последний день, разбираясь в чужой базе, плохая идея.
Контрольные точки первого месяца
Неделя первая: доступы работают, подпись действует, банк переоформлен, база развёрнута и открывается.
Неделя вторая: пришли сверки, видно сальдо и задолженность, собран список недостающей первички.
Неделя третья: закрыт текущий период, понятно, что придётся восстанавливать и за какой срок.
Неделя четвёртая: сдана ближайшая отчётность, получены квитанции о приёме, зафиксированы расхождения с прошлым учётом.
Если к концу месяца хотя бы одна точка не закрыта, это не задержка, а сигнал: учёт принят не полностью.
Короткие ответы
С чего начать, если бухгалтер уже уволился? С доступов и сверки: выпустите подпись на руководителя, поднимите отчётность из кабинета и посмотрите сальдо. Дальше виден объём.
Какие шаги можно пропустить, если компания маленькая? Приказ и акт остаются в любом случае. Комиссию и параллельный период можно свернуть, проверку принятого нельзя.
Кто ведёт учёт, пока идёт передача? Уходящий, до последнего рабочего дня. Разрыв даже в неделю даёт непроведённые документы и просроченные ответы инспекции.
Можно ли менять бухгалтера в разгар отчётной кампании? Можно, но дороже: сначала сдаётся текущая отчётность, потом передаются дела. Иначе преемник отвечает за чужие цифры.
Что считать законченной сменой? Подписанный акт, работающие доступы и одна сданная отчётность на новых руках. До этого процедура не закрыта.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года, ведём бухгалтерию, право и стратегию и заходим на чужой учёт регулярно.
Обычно берём на себя шаги с третьего по седьмой: помогаем оформить приём, собираем сверки, проверяем базу и выпускаем первую отчётность уже сами. Руководителю остаются решение и подпись.
Участок смотрят трое: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, когда уходит бухгалтер и что уже передано, — примем участок и проверим, что вам отдали.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»