За какие годы восстанавливать имеет смысл
Восстанавливать всю историю компании не нужно почти никогда. Работают с периодом, который ещё может кому-то понадобиться.
Годы, куда может дотянуться выездная проверка. Это основной ориентир, его глубина закреплена законом. Сверяйте по действующей редакции.
Годы, из которых тянутся остатки. Кредит, взятый давно, имущество, купленное до провала в учёте, незакрытый аванс от покупателя. Без этих операций баланс не сойдётся, даже если сам год проверять уже не будут.
Всё, что осталось за этими границами, чаще всего оставляют как есть. Восстановление ради красоты базы денег стоит, а пользы не приносит.
Что решают сроки хранения
Документы компания обязана хранить, и сроки для бухгалтерских и налоговых бумаг отличаются между собой. Отдельные документы хранятся намного дольше остальных: по сотрудникам, по имуществу, по убыткам, которые переносятся на будущее.
Отсюда практический вывод. Если период уже вышел за срок хранения и за глубину проверки, поднимать его смысла нет. Если внутри периода есть документы длительного хранения, их ищут отдельно, даже когда сам год восстанавливать не надо.
Конкретные сроки не приводим: их пересматривали. Сверяйте по действующему перечню.
Посчитаем объём и сроки — спросите в телеграме. Ответим и без заявки.
Где брать данные за давние периоды
Даже когда своих бумаг не осталось, следы операций остаются на стороне.
Банк. Выписки за прошлые годы поднимаются по запросу и остаются главным источником: по ним видно каждое движение денег, контрагента и назначение платежа.
Налоговая. Сверка расчётов, перечень сданных отчётов, данные о начислениях и уплате. Плюс отчётность, которую вы сдавали раньше: из неё берут зарплатные данные и обороты.
Контрагенты. Дубликаты договоров, актов, накладных и счетов-фактур. Крупные компании отвечают на такие запросы спокойно, у них свои экземпляры лежат в архиве.
Если документы утрачены безвозвратно
Часть операций восстановить не удастся никогда: контрагент ликвидирован, банк, через который шли платежи, закрыт, бумаги сгорели или утонули.
Такие места не замазывают. Их описывают: какой период, какие операции, на какую сумму и почему подтверждения нет. Получается перечень слабых точек, с которым можно работать заранее.
Если утрата произошла по внешней причине, её стоит зафиксировать документально: справкой аварийной службы, актом о затоплении. Обязанность это не отменяет, но меняет разговор с инспекцией.
Чем рискует компания, оставив всё как есть
Отсутствие учёта не исчезает со временем. Пока период открыт, к нему могут вернуться, и разбираться придётся уже в режиме проверки, когда запросы приходят с ограниченным сроком ответа.
Плюс бытовые последствия: банк не даёт кредит без отчётности, а покупатель бизнеса упирается в непроверяемый период и снижает цену.
Короткие ответы
Обязательно поднимать все запущенные годы сразу? Нет. Обычно начинают с периода, который может попасть под проверку, остальное решают потом.
Что делать, если старой базы нет вообще? Восстановление начинают с банковских выписок: они дают каркас, на который дальше вешаются документы.
Контрагенты обязаны выдавать дубликаты? Обязанности выдать по первой просьбе нет, но свои экземпляры они хранят и обычно идут навстречу.
Можно ли просто сдать нулевую отчётность за пропущенные годы? Если обороты были, это станет отдельным нарушением поверх имеющегося. Так делать не стоит.
Сколько времени занимает работа за несколько лет? От пары месяцев. Основное время уходит на ожидание документов от банка и контрагентов, а не на разноску.
Как это делаем мы
Мы работаем на рынке с 2008 года и ведём для компаний бухгалтерию, право и стратегию. Запущенные годы к нам приносят регулярно, и первый разговор всегда одинаковый: какие периоды реально нужны.
Начинаем со сверки с инспекцией и осмотра того, что сохранилось. После этого делим годы на три группы: восстанавливаем, поднимаем частично ради остатков, оставляем как есть. Границу показываем вам с объяснением.
Документы проверяются трижды: ведущий бухгалтер, главный бухгалтер группы и аккредитованный аудитор.
Скажите, с какого года не вёлся учёт, — скажем, какие годы нужны, а какие уже нет.
Материал подготовлен «Авангард Бюро»